Videokonferenzen sollen Zeit und Geld sparen. Die digitalen Geschäftsreisen sind auch für den Mittelstand interessant – und wirken mit neusten Systemen sehr lebensnah.
Während Aschewolken den europäischen Flugverkehr lahmlegten, verschaffte das Naturspektakel dem BüroDienstleister Regus traumhafte Zuwächse. Tausende gestrandete Geschäftsreisende mieteten sich in die Videokonferenzstudios von Regus in Frankfurt, München oder Düsseldorf ein und trafen sich audiovisuell mit Geschäftspartnern weltweit. Kurzzeitig stiegen die Anfragen um mehr als 60 Prozent. Ab rund 250 Euro kostet der Service pro Stunde. Geht es nach Michael Barth, DeutschlandGeschäftsführer von Regus, sollten Firmen das Angebot dauerhaft nutzen. „Warum sollten Unternehmen teure Flüge in Kauf nehmen, wenn sie in einem nahegelegenen Videokonferenzstudio dieselben Ergebnisse erzielen und dabei noch Reisekosten einsparen und CO2Emissionen senken können?“
Die Anbieter von Videokonferenzsystemen wie Polycom, Cisco oder Lifesize locken seit jeher damit, dass die Technik Reisezeiten und kosten einspart. Mit den Aschewolken haben nicht nur die Hersteller der Systeme ein neues Argument auf ihrer Seite, sondern eben auch Dienstleister wie Regus oder Vitus, die professionelle Videokonferenzräume zum Pauschalpreis vermieten.
Glaubt man den Angaben der Systemhersteller, lässt sich jede vierte Geschäftsreise durch eine Videokonferenz ersetzen. Ein Sparpotenzial, das längst nicht mehr nur Konzerne erkennen. Inzwischen statten auch Firmen aus dem Mittelstand ihre Konferenzräume mit entsprechender Technik aus, beobachtet etwa vtron Consulting & Services, ein auf Videokonferenzsysteme spezialisiertes Beratungshaus mit Sitz in Mainz. Haupttreiber der Entwicklung: Die Anschaffungskosten und damit die Amortisationszeiten sind in den vergangenen Jahren stark gesunken. Schon für einen niedrigen fünfstelligen Eurobetrag lassen sich mehrere verteilte Firmenstandorte mit einem professionellen Videosystem verbinden. Die Betriebskosten liegen je nach Ausstattung bei wenigen hundert Euro monatlich.
Technisch haben die Systeme ebenfalls enorme Fortschritte gemacht. Noch vor wenigen Jahren hatten Videokonferenzen ungefähr so viel Flair wie die einstige ARDTalkrunde „Der internationale Frühschoppen“. Doch die dürftigen Übertragungsstandards von damals sind inzwischen passé. Dank digitaler Technik kommen die audiovisuellen Fernbegegnungen der Wirklichkeit ein gutes Stück näher. Weit entfernte Gesprächspartner werden zum Beispiel in Lebensgröße und in hoher Auflösung auf schicken Flachbildschirmen dargestellt.
Und wenn gewollt, können sich real anwesende und virtuelle Gesprächspartner mittels ausgefeilter Kameratechnik heute sogar direkt in die Augen sehen.
Systeme der nächsten Generation
Möglich machen es die sogenannten TelepresenceSysteme, sozusagen die nächste Generation in Sachen Videokonferenz. Bei der LuxusVariante ist nicht ein einzelner großer Monitor im Konferenzraum installiert, vielmehr liefert eine ganze Bildschirmwand gestochen scharfe Bilder, und das von gleich mehreren Konferenzteilnehmern. Der Ton kommt nicht aus irgendeinem Lautsprecher, sondern exakt aus der Richtung des jeweiligen Teilnehmers. Ergänzt wird das durch Bildeffekte, die Personen sowie den sie umgebenden Raum dreidimensional wirken lassen. Selbst der Sockel, auf dem die Bildschirmleinwand fußt, lässt sich frei gestalten, etwa als Teil des Konferenztisches. Das gesamte Szenario erweckt dann den Eindruck, die virtuell hinzugeschalteten Personen säßen einem direkt gegenüber.
Seit 2008 besprechen etwa Angestellte des Bielefelder Fenster und Fassadenspezialisten Schüco mit externen Partnern wie Bauunternehmen oder Architekten per TelepresenceMeetings Details von Produkten und Bauprojekten. Mehrere Konferenzräume an Standorten im In und Ausland hat Schüco dazu mit entsprechender Technik ausgestattet. „Durch den Einsatz von Videokonferenzen haben sich unsere Kommunikationswege vereinfacht“, so Ralf Hauser, Projektleiter bei Schüco. Man spare nicht nur Reisekosten und vermeide CO2, sondern könne auch Entscheidungen beschleunigen, so Hauser.
Ausgefeilte TelepresenceSysteme sind allerdings nicht allein technisch eindrucksvoll, sondern auch im Preis. Pro Installation sind leicht mehrere hunderttausend Euro fällig. Doch geht es auch noch teurer. Sogenannte HoloSuiten projizieren Personen als dreidimensional wirkendes Abbild in einen Raum. Auf Betrachter wirkt das dann so, als wären die Personen leibhaftig vor Ort. Tatsächlich sind es dreidimensional wirkende Holografien, die Personen können in Wirklichkeit weit entfernt vom Geschehen sein.
Die „Avatare“ können mit real anwesenden Personen oder auch einem großen Publikum in Echtzeit interagieren, an Konferenzen teilnehmen, Vorträge halten oder Schulungen geben. Das klingt ein wenig nach ScienceFiction, wird indes bereits als Erweiterung bestehender Konferenzräume vermarktet. Weil der technische Aufwand hoch ist, kommen die HoloSuiten bislang allerdings vor allem bei Veranstaltungen zum Einsatz. Auf der diesjährigen Cebit etwa stellte die Telekom neue Produkte in einer HoloSuite vor.
Audiovisuelle Meetings über das Web
Für kleinere und mittlere Betriebe, die per Videokonferenzen sparen wollen, eignen sich webbasierte Systeme. Das Schlagwort hierfür ist VideooverIP. Einzelne Mitarbeiter von Schüco etwa können sich über PC und Internet mit Kollegen oder externen Partnern audiovisuell austauschen und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Entsprechende Produkte kommen von Anbietern wie Cisco, Skype, Lifesize oder VCON. Damit wird aus jedem PC oder Laptop ein Videokonferenzterminal. Ausgestattet mit Webcam und entsprechender Software, können sich dann räumlich getrennt arbeitende Teams über gesicherte Internetverbindungen an ihrem Arbeitsplatz zu Videositzungen zusammenschalten. PunktzuPunktVerbindungen, sprich eine Videokonferenz von nur zwei Personen über das Internet, sind hierbei die einfachste Variante. Soll innerhalb eines Unternehmens mit verteilten Standorten jedoch ein Videonetzwerk entstehen, über das jeder Mitarbeiter alle anderen erreichen und zu Videokonferenzen einladen kann, muss man mit größeren Aufwänden rechnen. Optional lassen sich in solche Netzwerke auch mobile Gerätschaften einbinden – wie Smartphones oder TabletPCs. Achten sollte man auf offene Standards. Dann nämlich können sich Geschäftspartner, die Software eines anderen Anbieters nutzen, in das eigene Videonetzwerk einklinken. So ausgerüstet, kann man der nächsten Aschewolke, die den Flugverkehr lahmlegt, ganz beruhigt entgegensehen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
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